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Wie kann ich Teilnahmebestätigungen oder Zertifkate erstellen?

Mit PAUL kann man für Kurse Zertifikate erstellen, mit Inhalten aus dem Kurs füllen, für Kursteilnehmende individualisieren, optional an Prüfungen knüpfen und direkt aus PAUL heraus per E-Mail versenden.

Zertifikat eröffnen

Damit für einen Kurs, ein Zertifikat oder eine Teilnahmebestätigung erstellt werden können, muss diese zuerst von einem Admin freigeschaltet werden. Dafür reicht ein kurzes Mail an support.digitallearning@zhdk.ch mit einem Link zum PAUL-Kurs und Kontext zur Ausstellung des Zertifikats. In einigen Fällen existiert bereits ein PDF-Template dafür, ansonsten macht es Sinn, das frühzeitig anzukündigen.

Das erforderliche Bearbeiten können aber Kursanbietende selbständig erledigen.

Zertifikat bearbeiten

Nachdem ein PAUL-Admin das Zertifikat in einem Kurs aufgeschaltet hat, kann dieses (wenn der Bearbeitungsmodus eingestellt ist) unter die drei vertikalen Menüpunkte über «Einstellungen bearbeiten» angepasst werden.

Übersicht, Kurszertifikat bearbeiten


Ein einfacher Titel und eine optionale Beschreibung reichen, um über den «Speichern und anzeigen»-Button auf die Zertifikatseite zu kommen.



Mit einem Klick auf «Zertifikat bearbeiten» in der Subnavigation, öffnet sich die grosse Bearbeitungsoberfläche für alle Inhalte auf dem PDF.



Ganz unten auf der Seite befindet sich nach einem Scroll die Sektion «Vorlage laden» um eine Vorlage auszuwählen und zu laden. Diese sollte mit einem PAUL-Admin abgesprochen sein. Falls beim Bearbeiten eines Zertifikats ein Fehler gemacht wurde, kann dieser Schritt einfach wiederholt werden, alle Änderungen werden zurückgesetzt.



Danach muss das Laden mit «Weiter» bestätigt werden. Allfällige Änderungen können jetzt überschrieben werden.



Danach erscheinen viele neue Felder. Teils sind diese dynamisch und werden automatisch abgefüllt (z.B. Kursname, Datum und Name der teilnehmenden Person), teils sind diese statisch und müssen jetzt angepasst werden.

Das sind alle Felder, mit der Bemerkung «anpassen». Diese können dann mit einem Klick auf das Bearbeiten Icon (⚙️) angepasst werden.



Öffnet man die Einstellungen zu einem Feld, kann dort der Text dieses Felds angepasst werden. Alles andere am besten gar nicht anfassen und dann mit dem «Änderungen speichern»-Button ganz unten auf der Website speichern. Alle diese Texte sind statisch und sind für jedes Zertifikat, das in diesem Kurs ausgestellt wird, gleich. Sollte Text über mehrere Zeilen geschrieben werden, kann man mit dem HTML line break element `<br>` einen Umbruch im Text erzwingen.



Wenn alle anzupassenden Felder bearbeitet sind, und man zurück auf der «Zertifikat bearbeiten» Seite ist, zeigt der Button «Änderungen speichern und Vorschau anzeigen» die Vorschau des PDFs an. Vielleicht fällt hier etwas zum Anpassen auf. Ein Vier-Augen-Prinzip oder eine Nachfrage beim E-Learning hilft, Fehler zu erkennen.



Zurück in den Zertifikatseinstellungen (1) können Voraussetzungen für die Zertifikate erfasst werden (2). Dies ist aber optional und muss nicht gemacht werden. Nun wird es individuell: Es können alle Teilnehmende mit einer spezifischen Kursrolle (z.B. Teilnehmende) ausgewählt werden, es kann eine Prüfung erstellt werden, eine Pseudoprüfung oder Anwesenheitsliste, für einen einfacheren Überblick oder manuell über E-Mails (3).


Option A: (Pseudo-)Prüfung oder Anwesenheit (empfohlen)

Bevor eine Voraussetzung für eine Prüfung oder eine Anwesenheitsprüfung eingestellt werden kann, muss ein Test-Element dafür angelegt werden. Zurück auf der Kursübersichtseite legt man mit «Aktivität und Material anlegen» eine «Aufgabe» erfassen.



In den Einstellungen zur Aufgabe ist es am besten gleich alle Haken abzuwählen, sicherzustellen, dass die Maximalpunkte auf 100 gesetzt sind, dass bei der «Verfügbarkeit» «auf Kursseite verbergen» gewählt wurde. Somit sehen die Teilnehmenden die (in diesem Fall) Anwesenheitsprüfung nicht.



Ist die Aufgabe erfasst, müssen diese noch für die Teilnehmende bewertet werden. Am einfachsten geht das über den Menüpunkt «Bewertungen» in der Kursnavigation in der Kursübersicht. Dafür muss man zuerst auf die Kursübersicht navigieren.



In der Bewertungsübersicht kann dann bei der Spalte der Aufgabe (in diesem Fall «Anwesenheit») eine Punktzahl für die Teilnehmenden erfasst werden, welche für alle Teilnehmenden, die eine Zertifikat erhalten sollen, auf die Maximalpunktzahl (wie vorhin 100) gesetzt werden soll. Danach speichern und über die Seitennavigation in die Teilnahmebestätigung navigieren.



Zurück in den Zertifikatseinstellung kann man ganz unten in den Einstellungen eine neue Voraussetzung erfassen.



Im erscheinenden Feld gibt es verschiedene Optionen, bei der «Bewertung» diese für unsere Anwesenheitsaufgabe ist.



Bei den neuen Eingabefeldern muss man dann die zuvor erstellte Bewertung «Anwesenheit» auswählen und gleich darunter das Häkchen und die Texteingabe so setzen, dass die Bewertung mindestens bei 100 % liegen muss. Mit Voraussetzung hinzufügen bestätigt man die Eingabe.


Option B: Manueller Versand

Hier kann zum Beispiel eine E-Mail-Adresse (1) ausgewählt werden, welche gleich ist, wie eine, die im Eingabefeld (2) eingefüllt werden kann. Danach können dann weitere Voraussetzungen hinzugefügt werden (3). Diese Methode eignet sich sehr gut zum Testen. Wichtig ist auch hier am Ende zu speichern.



Zertifikate versenden

Um das Zertifikat zu versenden, muss nur noch die Option «Teilnehmer/innen benachrichtigen» von «Nein» auf «Ja» gestellt und danach wieder gespeichert werden. Alle Teilnehmenden, welche die Voraussetzung erfüllen, erhalten nun das Zertifikat als Mail. Kein zurück mehr. Bis die E-Mails versendet sind, dauert das ein wenig.

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Zertifikate Archivieren

PAUL eignet sich nicht als ein Archiv. Gerade bei Zertifikaten kann das eine Archivierung wichtig sein. Deswegen raten wir an, zu einem späteren Zeitpunkt alle Zertifikate herunterzuladen (1) und an einem längerfristigen Speicherort zu lagern.


» FAQ – Häufig gestellte Fragen